相比紙質合同的管理難、效率低、潛在風險大等問題,電子合同的好處越來越凸顯,使得其在眾多領域得到快速普及和發展,同時隨著互聯網信息技術的發展,數字經濟已成趨勢。電子簽章也得到政策的支持,未來,電子合同簽約方式勢必會取代紙質合同簽約方式。
那么,企業使用電子合同的好處有哪些呢?
1、提高合同簽署效率,節省成本
紙質合同簽約方式不僅需要協調簽署雙方人員線下見面,而且其合同制作簽署流程比較繁雜,從合同擬定、打印,再到印章審批、簽署或郵寄。需要耗費的周期較長,大大降低了合同簽署的效率,容易耽誤業務推進的時效。而使用電子合同簽約方式,首先是雙方無需見面,也無需郵寄,全程線上就能簽署,并且不受時間、地域的限制,隨時想簽就能簽。一份確認好的電子合同簽署快至1-3分鐘就能完成,大大提高了合同簽署的效率,同時也降低了簽署成本。
2、合同管理更加便捷
簽署完成的紙質合同一般是雙方各一份留檔,因此,企業在累積合同文件到一定數量之后就會面臨合同管理的問題,首先是需要更大的倉儲空間,增加工作量的同時考慮配置多個管理人員。而且還需要面對翻找不便,合同損毀等各樣的問題。使用電子合同后,采用電子化存儲,無需倉儲空間,一律存儲在云端平臺或本地服務器中,并且電子合同存儲還聯合第三方的存證機構進行保全,確保了合同存儲的安全。而電子合同在管理過程中,不管是歸檔還是查閱都非常方面。
3、數據存儲更加安全
紙質合同不管是在簽署過程中還是存儲中都需要承擔一定的風險。比如偽造合同、私刻假章、冒簽代簽的行為屢禁不止且無法杜絕。而使用電子合同好處是簽署后,首先通過電子合同訂立系統進行簽署需要先進行實名認證,確保了簽署雙方的身份是真實有效的,其次使用的電子簽名需再次進行意愿認證,確保是本人操作或委托所為,避免了冒簽和代簽的風險。最后不少電子合同服務商還引入了區塊鏈、時間戳等技術手段,對簽署存儲過程中數據加密防護,避免了篡改的風險,保全了證據鏈,使得電子合同簽署存儲安全更有保障。
