如今,隨著數字化、信息化的發展,合同簽署方式也不再僅限于紙質合同,電子合同系統,電子合同的逐漸普及,讓企業得以實現在線簽署合同的需求,尤其是對于互聯網行業,更高效更便捷的工具應用,才能讓業務開展的更加順暢以及經營管理實現降本增效。
簽署電子合同需要通過電子合同系統,根據《電子合同在線訂立流程規范》指出,采用電子合同訂立系統簽署電子合同,才能保證簽署過程中的公平性以及結果的有效性。那么,企業使用電子合同系統如何簽署合同呢?
第一步先進行實名認證。電子合同不像紙質合同簽署可以面對面的確認對方身份,對于通過互聯網斤進行溝通交易的企業來說,身份確認是非常重要的一步。電子合同系統提供了實名認證的功能,簽署雙方只需提交企業營業執照信息、法人身份信息、人臉識別等,就可以由公安部、工商局進行數據比對,最后由ca認證機構頒發數字證書,予以確認身份真實有效。
第二步發起合同簽署。確認好身份之后,制作生成可靠的電子簽名,就可以發起合同簽署了,發起簽署的過程中,需要上傳需要簽署的合同文件,再設置好簽署信息,如簽署人信息,簽署時間、簽署順序等,設置好后就可以發起簽署。
第三步就進入到合同簽署環節,先簽署的一方進行合同內容的確認,進行簽字蓋章,后簽署的一方會受到系統發出的簽約短信邀請,進入到電子合同系統同樣進行確認,再簽字蓋章,一份電子合同就算簽署完成了。整個過程快至1-3分鐘就能簽署完成。
第四步合同管理。簽署完成的合同以電子數據的形式存儲在云端服務器上,雙方可以隨時查看和調取合同,同時管理人員可以對合同進行快速的歸檔處理,一鍵搜索查找,非常的方便,無需擔心合同數據管理混亂問題,此外,電子合同系統還通過區塊鏈、時間戳、哈希值等技術手段,對電子數據進行加密上鏈存儲,固化其原始文件,一旦發生修改能夠立即發現并作廢,保證了電子數據存儲的安全。
