在公司的經(jīng)營管理環(huán)節(jié)中, 各個環(huán)節(jié)都會與合同、簽章有關(guān)聯(lián),這就導(dǎo)致了長久以往在使用紙質(zhì)文件簽章時,存在合同管理難,人工成本高,存儲有風(fēng)險等問題。而隨著數(shù)字化、信息化的發(fā)展,數(shù)字應(yīng)用工具讓企業(yè)邁向了無紙化時代,其中解決合同管理問題的主要應(yīng)用工具便是電子合同、電子簽名。

紙質(zhì)合同管理過程中存在哪些問題?

1、合同累計量大,管理成本高

企業(yè)發(fā)展到一定階段時,需要涉及的合同種類繁多,且簽署累計的量大,通常需要設(shè)立專門的合同管理崗位進(jìn)行管理,同時為了合同管理的安全,往往還專門準(zhǔn)備獨立的存儲室進(jìn)行保管,因此,無論時人工成本,還是倉儲成本都非常的大。

2、手動歸檔整理,查找,效率低

企業(yè)的合同種類繁多,需要管理人員對合同進(jìn)行分門別類,一旦累計簽署的量大,在合同歸檔整理的過程中,難免出現(xiàn)錯漏的問題,同時歸好類的合同放在倉儲室,長久之后要再次查找也是一件非常費時間和麻煩的事情,導(dǎo)致效率低。

3、合同管理容易出現(xiàn)偽造、篡改、丟失等風(fēng)險

紙質(zhì)合同在管理過程中,一旦監(jiān)管不嚴(yán),容易被別人趁機篡改或者重新偽造假的合同進(jìn)行牟利,帶來一系列的法律風(fēng)險,而且長年累月的不進(jìn)行打掃整理,也容易出現(xiàn)丟失或損壞的問題。

電子合同、電子簽名的出現(xiàn)能很好的解決這一問題。

首先電子合同使用需要雙方簽署人在電子合同簽署平臺上進(jìn)行實名認(rèn)證,提交企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、法人或個人的身份信息、人臉識別等,然后由ca認(rèn)證機構(gòu)頒發(fā)數(shù)字證書,予以證明其身份是真實有效的,確保了簽署雙方在使用電子簽名時,其簽名人的身份可追溯,不可抵賴。

其次,電子合同實現(xiàn)了全程在線簽署,無需消耗紙張、也無需面對面,解決了異地合同簽署的問題,此外,雙方通過電子合同簽署平臺簽署,整個過程只需要1-3分鐘就能簽署完成,非常的高效且便捷。

最后,電子合同讓合同管理更加的智能化,節(jié)省成本,降低風(fēng)險。電子合同存儲通過電子數(shù)據(jù)的形式,存儲在云端服務(wù)器以及第三方存證機構(gòu),使得電子數(shù)據(jù)管理更加便捷,無需擔(dān)心合同丟失、損壞,一鍵歸檔查閱功能,可以非常快速的對合同進(jìn)行整理和查找。同時通過區(qū)塊鏈、時間戳等技術(shù)手段,對電子數(shù)據(jù)保全,使得電子數(shù)據(jù)存儲更加的安全可靠。