在企業的經營管理活動中,合同管理是較為重要的一環,但同時因為紙質合同的緣故,企業所需花費的成本較高,尤其是對于大企業來說,需要有專人進行看管,人工監管不當的情況下,容易造成合同遺失或篡改。隨著電子合同應用普及,電子合同管理為企業帶來了更加便捷高效,安全的管理方式。
紙質合同管理中存在的問題:
1、人工操作量大,成本高
當企業發展到一一定階段時,涉及到的合同種類與數量就越多,通常會設立專門的合同管理人員對紙質合同進行編號并整理歸檔,同時為了保存安全,還會準備專門的存儲室進行保管。因此,在這個過程中,人工成本,倉儲成本在增加,管理效率在降低。
2、合同管理容易出現遺失,篡改,損毀等各種狀況
紙質合同量大時容易堆積,查閱不便還易丟失,并且年久之后,紙張也容易破損。同時,在人工管理過程中如出現疏忽,也容易出現合同被損毀或篡改等情況,造成法律糾紛。
電子合同管理優勢,解決紙質合同管理痛點
1、電子化管理,操作便捷,效率高,成本低
電子合同是以電子的形式訂立的合同,在管理過程中也是采用電子化管理。簽署完成的電子合同存儲在平臺云端,并通過第三方存證機構進行聯合存證,首先就不占用物理的倉儲空間,無需增加人員進行管理,其次電子化操作歸檔,查閱。查找方便,管理便捷,提高了工作效率。
2、區塊鏈+時間戳+哈希,數據存證保全
電子合同簽署過程,平臺會通過區塊鏈、時間戳、哈希等保全技術,對簽署主體、合同文件、簽署時間、地點等數據進行證據鏈保全,避免了電子合同數據被篡改,保證了電子合同數據的完整,客觀。
