目前,紙質(zhì)合同仍然是HR簽約的主要方式,但日常工作中各類文書的處理,合同繁瑣的簽署流程,歸檔儲(chǔ)存都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力,更別說,紙質(zhì)合同簽署存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)的蘿卜章、偽造、損壞、丟失等問題。
受疫情的影響,多數(shù)企業(yè)都選擇并且適應(yīng)了在線辦公的模式,國(guó)家也不斷出臺(tái)政策鼓勵(lì)支持電子勞動(dòng)合同應(yīng)用,對(duì)于企業(yè)HR來說,電子合同簽署方式能夠解決在線簽約問題。
以簽盾電子合同為例,HR簽署電子勞動(dòng)合同,第一步是核實(shí)員工身份
紙質(zhì)合同簽署情況下,HR一般是讓員工提供身份證原件并復(fù)印留存,但是一旦員工使用涉假身份,HR是不好辨認(rèn)的,而通過簽盾電子合同簽約平臺(tái)簽署勞動(dòng)電子合同,需要雙方都經(jīng)過實(shí)名認(rèn)證,通過CA權(quán)威認(rèn)證中心頒發(fā)的數(shù)字證書,同時(shí)由人臉活體識(shí)別比對(duì),確保簽約雙方身份真實(shí)、有效,規(guī)避了虛假身份、代簽冒簽的現(xiàn)象。
HR簽署電子勞動(dòng)合同,第二步就進(jìn)入到合同簽署流程
紙質(zhì)合同簽署流程復(fù)雜,蓋章審批慢,涉及到異地勞動(dòng)合同還需要來回寄送,周期長(zhǎng),增加了費(fèi)用成本,整個(gè)簽署效率低下。而電子合同的簽署方便快捷,2分鐘就可以搞定,而且,全程線上簽署,不需要面對(duì)面,HR在平臺(tái)上發(fā)起合同簽署,會(huì)通過短信的方式通知員工,員工通過電腦、手機(jī)就可以進(jìn)行簽署了。
HR簽署電子勞動(dòng)合同,第三步就進(jìn)入到合同歸檔管理
紙質(zhì)合同簽署完成后,一般HR會(huì)把它放在文件儲(chǔ)物柜里,分門別類,但是常年的日積月累,合同數(shù)量一旦多了之后就不好管理,查找麻煩,丟失損壞的事情常有發(fā)生。而電子合同無需打印,直接儲(chǔ)存在平臺(tái)云端,不占場(chǎng)地,電子歸檔,查閱方便,也提供下載打印到本地的需求。
HR使用電子勞動(dòng)合同比較關(guān)心的應(yīng)該是安全問題了,紙質(zhì)合同簽署雖然也會(huì)出現(xiàn)不少風(fēng)險(xiǎn)性問題,但是紙質(zhì)合同始終是在自己內(nèi)部當(dāng)中管理,而電子合同屬于電子數(shù)據(jù),有隱私泄露以及被盜的風(fēng)險(xiǎn)存在。
當(dāng)然,在這要說一下,我們時(shí)不時(shí)能從新聞上看到紙質(zhì)合同帶來的假章、偽造等法律糾紛事件,相比較紙質(zhì)合同的風(fēng)險(xiǎn),電子合同有效保障合同簽署安全以及法律效力。
拿簽盾電子合同簽約平臺(tái)來說,作為第三方的電子合同簽約平臺(tái),是依托國(guó)家法律,受到國(guó)家權(quán)威機(jī)構(gòu)認(rèn)可的,為了保障簽約的安全性,簽盾通過CA認(rèn)證+區(qū)塊鏈+時(shí)間戳,來確保簽約的合同真實(shí)有效,并對(duì)勞動(dòng)電子合同流程中的文件數(shù)據(jù)利用哈希值加密固存,精確記錄下時(shí)間、地點(diǎn)、簽署人等,同時(shí)聯(lián)合公證處等權(quán)威機(jī)構(gòu)進(jìn)行存證,一旦涉及法律糾紛,簽盾還與多家司法機(jī)構(gòu)合作,為用戶提供司法配套服務(wù),全方位的保障用戶的合同簽署安全以及法律合法權(quán)益。
