隨著電子簽章應(yīng)用的推廣和普及,越來越多的行業(yè)以及企業(yè)選擇了電子簽章作為辦公管理合同文件簽署方式之一。尤其是在疫情的大環(huán)境下,線上辦公、遠(yuǎn)程協(xié)同的需求增多。

在物業(yè)傳統(tǒng)簽章場景中,存在著諸多不便,比如在簽訂租賃合同時(shí),需要經(jīng)過合同打印、合同審批、簽章蓋章、郵寄、等待客戶簽章回寄等流程,導(dǎo)致簽章的周期長,成本高并且容易錯(cuò)失合作客戶。

以及在涉及各類教會收據(jù)單、催繳單等單據(jù)的簽章管理時(shí),往往是需求急,數(shù)量多,需要耗費(fèi)大量的時(shí)間在起草、填單蓋章的過程中,一旦印章管理不當(dāng)或存在錯(cuò)漏蓋章的行為,容易造成偽造印章,錯(cuò)蓋漏蓋等風(fēng)險(xiǎn)。

總結(jié)來說,物業(yè)在簽章管理工作中容易出現(xiàn):簽章數(shù)量多,工作效率低;簽章數(shù)量大,成本高;歸檔整理、查閱不便,管理難;偽造印章行為易發(fā),潛在風(fēng)險(xiǎn)大等問題。

使用電子簽章能很好的解決以上這些問題。

首先使用電子簽章需要各方主體進(jìn)行身份認(rèn)證,提交企業(yè)信息、個(gè)人身份信息、人臉識別等,交由公安部、工商局等管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)比對,再由ca認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)數(shù)字證書,確保了簽章主體的身份的真實(shí)有效。

其次,合同、收據(jù)、繳費(fèi)單等文件的簽章統(tǒng)一在電子簽章系統(tǒng)或平臺上進(jìn)行,從文件簽章發(fā)起到文件管理、存證等是實(shí)現(xiàn)了全程在線,無需面對面,更無需郵寄,滿足了在線辦公、遠(yuǎn)程協(xié)同的需求,同時(shí)文件的管理也更加便捷,電子數(shù)據(jù)存儲,一鍵歸檔和查閱。

最后,應(yīng)對傳統(tǒng)簽章潛在的風(fēng)險(xiǎn)問題,電子簽章做了極大的保障措施,通過身份認(rèn)證、電子簽名、區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等技術(shù)手段,對簽署以及存儲過程中的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密上鏈存儲,固化原始文件,一旦發(fā)生修改即能及時(shí)查看發(fā)現(xiàn),保障了文件數(shù)據(jù)的安全。